Presentation Skills คืออีกหนึ่งกลุ่มทักษะที่คนทำงานควรเรียนรู้และฝึกฝนไว้ เพราะไม่ว่าจะอยู่ในสายอาชีพไหน เพราะการสื่อสารให้คนเข้าใจในสิ่งที่เราคิดและเชื่อมั่นคือจุด ๆ เล็กที่จะพาคุณไปสู่ความสำเร็จได้ โดย Presentation ที่ดีไม่ใช่แค่พูดเก่ง แต่คือการถ่ายทอดเรื่องราวอย่างมีโครงสร้าง ดึงดูด และสร้างความมั่นใจให้กับทั้งตัวเราและผู้ฟัง
Presentation Skills คืออะไร? ทำไมจึงสำคัญ?
Presentation Skill คือ ทักษะการนำเสนอไอเดียหรือชุดความคิดให้ออกมาได้อย่างมีลำดับ สื่อสารไปถึงผู้ฟัง และช่วยให้ผู้ฟังเข้าใจในสิ่งที่ถูกนำเสนอได้อย่างแท้จริง ซึ่งเป็นทักษะมีความสำคัญเป็นอย่างมากให้โลกของงานและธุรกิจ หากสามารถพรีเซนต์งานให้น่าสนใจได้ ก็ย่อมมีโอกาสที่ผลงานจะได้รับความสนใจทั้งจากในองค์กรและลูกค้า การมีทักษะการนำเสนอจะช่วยให้เกิดการสื่อสารที่ชัดเจน โดยเฉพาะการเจรจาต่างๆ ในทางธุรกิจ ที่ต้องอาศัยการนำเสนองานที่มีประสิทธิภาพ มีความน่าเชื่อถือ สร้างความมั่นใจแก่ลูกค้า
ในบางกรณีที่บริษัทมีการนำเสนองานได้ไม่ดี ทำให้ลูกค้าไม่เชื่อถือ ส่งผลให้การเจรจาสัญญาของโครงการอาจล้มเหลวได้ ดังนั้น ทักษะการนำเสนอจึงเป็นสิ่งสำคัญและจำเป็นมากในการทำธุรกิจ ไม่เพียงแต่การเจรจากับลูกค้าเท่านั้น แต่ยังรวมไปถึงการนำเสนองานภายในทีมและองค์กรอีกด้วย ไม่ว่าจะเป็นการนำเสนอโครงการต่อเพื่อนร่วมงานและผู้บริหารจำเป็นต้องทำให้โครงการดูน่าสนใจ สามารถโน้มน้าวให้ผู้ฟังเห็นด้วยกับโครงการนั้นๆ ได้
ผู้ที่มีทักษะการนำเสนองานที่แข็งแกร่งจะเป็นผู้ที่ได้รับความเชื่อถือจากเพื่อนร่วมงาน เป็นทักษะอย่างหนึ่งของภาวะผู้นำ และการสื่อสารที่ชัดเจนยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของทีมอีกด้วย ทักษะการนำเสนอเป็นทักษะพื้นฐานที่ทุกสายงานต้องมี เพื่อให้การทำงานประสบความสำเร็จ
องค์ประกอบหลักของ Presentation
การจะไปดูว่า Presentation skills มีอะไรบ้าง เรามาดู 4 องค์ประกอบหลักที่ควรใส่ใจกัน
- ผู้นำเสนอ (Presenter) เป็นส่วนสำคัญที่จะส่งต่อเนื้อหาไปยังผู้ฟัง ในการพรีเซนต์งานให้น่าสนใจนั้น สิ่งที่ผู้นำเสนอควรใส่ใจ ได้แก่
- ตนเอง: การเตรียมตัวให้พร้อมในเรื่องบุคลิกภาพ การแต่งกายเพื่อสร้างความมั่นใจและความน่าเชื่อถือ รวมไปถึงการซ้อมนำเสนอ การใช้ฝึกใช้อุปกรณ์เทคโนโลยีขณะนำเสนอ เพื่อให้การนำเสนอเป็นไปอย่างราบรื่นไม่ติดขัด
- โครงเรื่อง: กำหนดสัดส่วนของโครงเรื่องที่จะนำเสนอตั้งแต่บทนำไปจนถึงบทสรุป โดยเรียบเรียงให้เนื้อหาในแต่ละส่วนสอดคล้องกัน
- ผู้ฟัง: การวิเคราะห์ว่าผู้ฟังเป็นกลุ่มไหน พยายามใช้รูปแบบการสื่อสารให้เหมาะกับผู้ฟัง
- เนื้อหา (Content) ให้ความสำคัญกับการวางโครงสร้างลำดับของเนื้อหา สรุปเนื้อหาให้กระชับ ไม่ทำให้ผู้ฟังสับสนหรือเสียสมาธิ รูปแบบการนำเสนอเนื้อหาก็ควรจะเน้นที่ใจความสำคัญของเรื่องนั้นๆ และจัดวางเนื้อหาให้อ่านได้อย่างสบายตา
- สื่อ (Media) ควรเลือกสื่อประกอบการนำเสนอให้เหมาะสมกับเนื้อหาและกลุ่มผู้ฟัง เช่น สไลด์ วิดีโอ รูปภาพ เสียง และรูปแบบอื่นๆ สื่อประกอบการนำเสนอควรจะเป็นตัวช่วยให้การนำเสนอน่าสนใจ มีความราบรื่นขณะนำเสนอ แต่ไม่ควรเป็นสิ่งที่ทำให้การนำเสนอต้องสะดุด ดังนั้น การเลือกใช้สื่อจึงเป็นสิ่งสำคัญต่อการนำเสนองานให้ประสบความสำเร็จ
- ผู้ฟัง (Audience) ในการพรีเซนต์งานให้น่าสนใจ ผู้นำเสนอควรทำความรู้จักกลุ่มผู้ฟังด้วยว่าเป็นกลุ่มใด เช่น กลุ่มอายุ (Generation) ตำแหน่ง สายงาน เป็นต้น การทำความเข้าใจกลุ่มผู้ฟัง จะทำให้ผู้นำเสนอสามารถออกแบบการนำเสนอที่เหมาะสม น่าสนใจและผู้ฟังมีความเข้าใจในสิ่งที่ต้องการสื่อสาร
ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในการพรีเซนต์งาน
- ไม่ฝึกพรีเซนต์ก่อน ทำให้ประหม่าและไม่สามารถรักษาเนื้อหาให้อยู่ในประเด็นที่จะนำเสนอได้
- ไม่สนใจผู้ฟังไม่สร้างการมีส่วนร่วม ทำให้ผู้ฟังเกิดความเบื่อหน่ายได้
- ใช้ภาษากายไม่เหมาะสม จะให้ภาพลักษณ์ผู้พูดดูไม่ดีในสายตาผู้ฟัง และอาจจะดึงดูดความสนใจไปที่ภาษากายของผู้พูดมากกว่าเนื้อหา
- อ่านคำบรรยายในสไลด์ทุกคำ ทำให้ผู้ฟังรู้สึกว่าผู้นำเสนองานไม่เตรียมความพร้อม และเกิดความเบื่อหน่ายในการฟัง
- ใส่เนื้อหาแน่น ๆ ในสไลด์นำเสนอทำให้ผู้ฟังไม่มีสมาธิ หลุดโฟกัสจากการฟังมาเป็นการอ่านสไลด์แทน
- ใช้เวลามากเกินไปทำให้ผู้ฟังหลุดจากความสนใจ และอาจจะกระทบในส่วนอื่น เช่น ทำให้เวลาของการซักถามลดลง หรือกระทบตารางเวลาอื่นๆ ได้
Presentation Skills มีอะไรบ้าง? ทักษะการนำเสนอที่ทุกคนฝึกได้
ได้เรียนรู้องค์ประกอบของ Presentation และข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในการนำเสอนงานไปแล้ว เรามาดูกันว่าในการสร้าง Presentation ที่ดี ทักษะการนำเสนอ มีอะไรบ้าง
- การทำความรู้จักและทำความเข้าใจผู้ฟัง
เป็นขั้นตอนแรกก่อนจะเตรียมเนื้อหา เพราะว่ากลุ่มผู้ฟังจะเป็นตัวกำหนดทิศทางของเนื้อหาและรูปแบบการนำเสนองาน การทำความเข้าใจผู้ฟัง เช่น ประเด็นความสนใจของผู้ฟัง ความรู้ของผู้ฟังในหัวข้อนั้นๆ มีมากน้อยเพียงใด เพื่อที่ผู้นำเสนองานจะได้ปรับเนื้อหาให้สอดคล้องกับกลุ่มผู้ฟัง
- การจัดวางโครงสร้างเนื้อหาการนำเสนอ
เริ่มจากการวางโครงสร้างบทนำ เนื้อเรื่อง และบทสรุป โดยให้เนื้อหาในแต่ละส่วนมีประเด็นหลักที่ต้องการนำเสนอ มีการเรียงลำดับความสำคัญของเนื้อหา และสิ่งสำคัญ คือ การให้เนื้อหาทุกส่วนมีความสอดคล้องเชื่อมโยงกัน
- การสร้างการมีส่วนร่วมของผู้ฟัง
เป็นการดึงดูดความสนใจให้ผู้ฟังไม่หลุดจากโฟกัส การสร้างการมีส่วนร่วมอาจทำด้วยการแทรกการเล่าเรื่อง การตั้งคำถาม การสร้างโพลสอบถาม การขอความคิดเห็นจากผู้ฟัง เป็นต้น
- การใช้สื่อประกอบการนำเสนอ
จะช่วยทำให้การนำเสนอไม่น่าเบื่อ เช่น รูปภาพ วิดีโอ หรือกราฟรูปแบบต่างๆ แต่ก็ควรระวังไม่ให้ใช้สื่อมากเกินไป จนทำให้ใช้เวลากับสื่อมากกว่าความสนใจในประเด็นสำคัญของการนำเสนอ
- การเตรียมตัวสำหรับการซักถาม
โดยการรับฟังคำถามอย่างตั้งใจ หากสามารถตอบได้ก็ตอบไปอย่างชัดเจนและมั่นใจ และหากเป็นคำถามที่ตอบไม่ได้ ก็สามารถบอกผู้ถามไปอย่างตรงไปตรงมาได้ และแสดงความตั้งใจในการค้นหาคำตอบในภายหลัง และไม่ลืมกล่าวขอบคุณผู้ซักถาม เพื่อสะท้อนถึงทัศนคติเชิงบวกของผู้นำเสนองาน
- การฝึกซ้อม
การฝึกซ้อมเป็นหัวใจสำคัญของการนำเสนองานให้ประสบความสำเร็จ การฝึกซ้อมมีหลายอย่าง เช่น การฝึกพูด การฝึกภาษากาย การฝึกการยืน การฝึกการใช้สื่อขณะนำเสนอ โดยอาจจะบันทึกวิดีโอ หรือให้เพื่อนร่วมงานมาช่วยสังเกตการณ์ เพื่อให้มีฟีดแบ็ก และนำไปปรับปรุงต่อไป
Presentation Skills คือสิ่งที่เราทุกคนสามารถพัฒนาและฝึกฝนได้ ไม่ว่าจะเพื่อการนำเสนอในที่ประชุม การพรีเซนต์โปรเจกต์ หรือการสื่อสารไอเดียกับทีม และอย่าลืมว่าการให้ Presentation ที่ดีไม่ใช่พรสวรรค์ แต่คือ “ทักษะ” ที่ยิ่งฝึก ยิ่งมั่นใจ และยิ่งสามารถส่งต่อความคิดของเราได้อย่างมีพลัง การฝึกและพัฒนาทักษระการนำเสนอ จึงเป็นพื้นฐานที่พนักงานทุกคนในองค์กรควรจะมี
BASE Playhouse นำเสนอหลักสูตร Art ofMeeting Room Presentation ออกแบบมาเพื่อพนักงานองค์กรทุกระดับ เรียนรู้ทักษะการนำเสนอและการจัดการห้องประชุมอย่างมีชั้นเชิง ที่จะช่วยเสริมให้พนักงานมีความมั่นใจที่จะนำเสนอ และสามารถนำเสนองานออกมาได้อย่างตรงประเด็น และมีประสิทธิภาพ
