Productivity คืออะไร ดูแลอย่างไรให้เกิดข้อดีมากกว่าข้อเสีย?

‍

ในช่วงทศวรรษที่ผ่านมา เราจะเห็นได้ว่า หลายๆ ธุรกิจได้หันมาให้ความสำคัญกับ “Productivity” มากขึ้น เนื่องจากเชื่อว่า Productivity คือ ตัวแปรสำคัญที่ช่วยให้พนักงานสามารถทำงานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ จนนำไปสู่ความสำเร็จให้กับธุรกิจในระยะยาว

‍

แต่หลายองค์กรอาจจะไม่รู้ว่า Productivity คือดาบสองคม ที่หากผลักดันมากไปก็อาจคนเก่งหมดไฟกับการทำงานได้ แล้วผู้นำองค์กรจะสามารถดูแลเรื่องนี้อย่างไร มีวิธีที่ไหนที่จะสามารถสร้างความสำเร็จ แต่ยังรักษาสุขภาพใจของพนักงานได้อยู่ ในบทความนี้ BASE Playhouse มีเคล็ดลับดีๆ มาฝาก

‍

Productivity คืออะไร มีความสำคัญอย่างไร?

‍

โดยทั่วไปแล้ว ผลิตภาพ หรือ Productivity คือ ความสามารถของบุคคลในการสร้างผลลัพธ์เวลาที่กำหนด ซึ่งในบริบทการทำงาน Productivity ก็คือ ความสามารถที่พนักงานจะทำงานออกมาได้ในเวลาที่วางเอาไว้ ซึ่งผลลัพธ์ของการทำงานในที่นี้ ไม่ได้จำกัดอยู่แค่ปริมาณงานเท่านั้น แต่ยังรวมไปถึงคุณภาพของงานที่ทำเสร็จด้วย

‍

ตัวอย่างที่แสดงให้เห็นถึงความสำคัญของ Productivity คือ กรณีศึกษาของบริษัท Toyota ที่ใช้ระบบการผลิตแบบ Lean Manufacturing เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการผลิต โดยการลดการสูญเสียและเพิ่มคุณภาพของผลิตภัณฑ์ ส่งผลให้บริษัทสามารถเพิ่มผลกำไรและความพึงพอใจของลูกค้าได้ โดยการใช้แนวทางนี้ไม่เพียงแต่ช่วยให้ Toyota ประสบความสำเร็จในด้านการผลิต แต่ยังสร้างมาตรฐานใหม่ในอุตสาหกรรมรถยนต์ทั่วโลกด้วย

‍

แต่นอกจากความสำเร็จด้านผลิตภัณฑ์แล้ว การทำงานด้วย Productivity สูงยังส่งผลดีต่อพนักงานด้วยเช่นกัน 

‍

ตัวอย่างที่เห็นได้ชัด คือ บริษัท Google ที่มีการจัดเตรียมพื้นที่ทำงานที่มีความยืดหยุ่นและสนับสนุนการทำงานเป็นทีม ทั้งยังมีการส่งเสริมการพัฒนาทักษะของพนักงาน ผ่านการฝึกอบรมและการเรียนรู้ตลอดชีวิต ส่งผลให้พนักงานมีความพึงพอใจกับงานและมี Productivity ที่สูงขึ้น

‍

จะเห็นได้ว่า การทำงานด้วย Productivity สูง สามารถช่วยให้พนักงานและองค์กรสามารถบรรลุเป้าหมายที่ต้องการได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพไปในเวลาเดียวกัน ด้วยเหตุนี้ หลายธุรกิจจึงพยายามผลักดันให้พนักงานในองค์กรทำงานด้วย Productivity ที่สูงอยู่ตลอดเวลา

‍

ดูให้ดี Productivity อาจทำร้ายพนักงานของคุณอยู่

‍

จริงอยู่ว่า Productivity คือ หนึ่งในตัวแปรสำคัญที่ช่วยสร้างความสำเร็จให้องค์กร แต่หลายๆ ครั้ง การนำแนวคิดเรื่อง Productivity มาใช้โดยไม่วางแผนให้ดี อาจทำให้สภาวะ Toxic Productivity ให้กับพนักงานได้ 

‍

โดย Toxic Productivity คือ ภาวะที่พนักงานรู้สึกกดดัน หรือ มีความต้องการที่จะทำงานตลอดเวลา เพื่อให้ตัวเองรู้สึกมี Productivity สูงสุด บ่อยครั้งพนักงานที่เข้าสู่ภาวะ Toxic Productivity มักรู้สึกผิดที่ไม่ได้ทำงาน หรือ เข้าใจว่าตนเองจะไม่ได้รับการยอมรับจากที่ทำงาน หากไม่ทำงานที่มีผลลัพธ์ที่ดีอยู่ตลอดเวลา

‍

ในระยะยาวแล้ว พนักงานที่โดนบังคับให้มี Productivity ตลอดเวลา มีความเสี่ยงที่จะ “หมดไฟ” หรือ Burnout จนส่งผลต่อสุขภาพกาย สุขภาพใจ รวมถึงประสิทธิภาพการทำงานภาพรวมขององค์กร ซึ่งหากองค์กรไม่รีบเข้ามาแก้ปัญหา อาจทำให้พนักงานที่มีความสามารถตัดสินใจลาออก จนเป็นสาเหตุให้ “อัตราการลาออก” หรือ Turnover Rate ขององค์กรสูงขึ้นได้

‍

แล้ว Productivity ที่ดีมีอะไรบ้าง สร้างได้อย่างไร?

‍

การสร้าง Productivity ที่ดีกับองค์กรและเป็นมิตรกับสุขภาพใจพนักงานนั้นไม่ใช่เรื่องยากอย่างที่คิด เริ่มต้นได้ง่ายๆ ด้วยการวางแผนเพิ่ม Productivity ให้กับพนักงานตาม 7 เคล็ดลับ ดังนี้

‍

1. จัดการเวลาและภาระงานอย่างเหมาะสม

‍

จากรายงานของเว็บไซต์ Champion Health จากประเทศอังกฤษพบว่า ในปี 2023 ที่ผ่านมาพบว่า “ภาระงานที่มากเกินไป” เป็นสาเหตุอันดับ 1 ที่ทำให้พนักงานรู้สึกเครียด 

‍

ด้วยเหตุนี้ การบริหารจัดการเวลาที่ดีและการมอบหมายงานอย่างเหมาะสม จึงเป็นตัวแปรสำคัญที่องค์กรสามารถช่วยให้พนักงานบริหารจัดการความเครียดได้อย่างมีประสิทธิภาพ ตลอดจนช่วยเพิ่ม Productivity ในการทำงานได้อีกด้วย

‍

โดยองค์กรสามารถกำหนดเป้าหมายการทำงานที่มีประสิทธิภาพและเหมาะสมกับพนักงานในองค์กร ด้วยเทคนิคง่ายๆ ที่เรียกว่า SMART ซึ่งเป็นการกำหนดเป้าหมายให้มี 5 ลักษณะ ดังนี้

‍

• Specific - เฉพาะเจาะจง
• Measurable - วัดผลได้
• Achievable - สำเร็จได้จริง มีความเป็นไปได้
• Realistic - ตั้งอยู่บนพื้นฐานความเป็นจริง
• Time-bound - มีระยะเวลาที่เหมาะสม

‍

2. ออกแบบวิธีวัด Productivity อย่างเหมาะสม

‍

จริงอยู่ว่า Productivity คือ ความสามารถในการทำงานเฉพาะบุคคล แต่ไม่ได้แปลว่าองค์กรจะไม่สามารถวัดระดับ Productivity ได้ โดยในปัจจุบันนี้ องค์กรสามารถวัดระดับ Productivity ได้ 5 วิธีหลัก ซึ่งแต่ละวิธีก็จะมีจุดประสงค์ในการวัดผลที่แตกต่างกัน ดังนี้

‍

วิธีการวัดผล Productivity

จุดประสงค์

ตัวอย่าง

วัดผลลัพธ์เทียบกับเวลา

วัดความเร็วในการทำงาน

วัดจำนวนชิ้นงานที่ทำได้ใน 1 ชั่วโมง

วัดผลลัพธ์เทียบกับต้นทุน

วัดประสิทธิภาพในการใช้ทรัพยากร

วัดจำนวนต้นทุนที่เสียไปต่อชิ้นงานที่ได้รับ

วัดความก้าวหน้าของงาน

วัดประสิทธิภาพในการบริหารงาน

วัดจำนวนงานที่ล่าช้ากว่ากำหนด หรือ วัดจำนวนงานที่ทำเสร็จตามเวลาที่กำหนด

วัดความพึงพอใจของพนักงาน

วัดคุณภาพของสภาพแวดล้อมการทำงานและวัฒนธรรมองค์กร

อัตราการลาออก หรือ ผลสำรวจความพึงพอใจของพนักงาน

วัดความพึงพอใจของลูกค้า หรือ คู่ค้าธุรกิจ

วัดภาพรวมของคุณภาพของงาน

วัดจำนวนงานที่ต้องแก้ไขจากคอมเมนต์ของลูกค้า

‍

ดังนั้น เพื่อช่วยเพิ่มประสิทธิภาพพนักงาน ทั้งในแง่มุมของการทำงาน สุขภาพใจ และการสร้างความสำเร็จให้องค์กร ธุรกิจจึงจำเป็นต้องวางแผนเพื่อวัดผล Productivity อย่างเหมาะสมควบคู่กันไป

‍

3. ให้ความสำคัญกับวัฒนธรรมองค์กร

‍

วัฒนธรรมที่ดีในองค์กรสามารถสร้างแรงจูงใจให้พนักงานทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยเฉพาะเมื่อมีการยอมรับและให้คุณค่าแก่พนักงาน ไม่ว่าจะเป็นการให้รางวัล การส่งเสริมความก้าวหน้าในอาชีพ และการให้โอกาสในการเรียนรู้และพัฒนา

‍

นอกจากนี้ วัฒนธรรมองค์กรที่เปิดกว้างและสนับสนุนการสื่อสารที่ดี จะช่วยให้พนักงานรู้สึกมีส่วนร่วม มีความรับผิดชอบต่อเป้าหมายขององค์กร ตลอดจนหาแนวทางการพัฒนาตัวเองต่อไปได้โดยไม่ต้องบังคับ

‍

4. สภาพแวดล้อมการทำงานที่เอื้ออำนวย

‍

สภาพแวดล้อม ถือเป็นปัจจัยสำคัญที่ส่งผลต่อ Productivity ของพนักงานโดยตรง ซึ่งถึงแม้พนักงานแต่ละคนจะมีสไตล์การทำงานที่แตกต่างกัน แต่องค์กรสามารถออกแบบพื้นที่ทำงานที่เหมาะสมสำหรับทุกคนได้ เช่น มีความสะอาด เป็นระเบียบ มีอุณหภูมิและแสงสว่างที่พอเหมาะ ตลอดจนมีการจัดโซนที่เหมาะสม ทั้งโซนเงียบ โซนประชุม รวมถึงโซนที่สามารถใช้เสียงได้ตามปกติ

‍

5. ลงทุนกับเทคโนโลยีที่จำเป็น

‍

การเข้าถึงเทคโนโลยีที่ทันสมัยและเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพ ช่วยให้พนักงานทำงานได้รวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้น การลงทุนในเทคโนโลยีใหม่ๆ ที่จำเป็นต่อการทำงาน สามารถช่วยลดเวลาในการทำงาน เพิ่มคุณภาพของผลลัพธ์ ทำให้พนักงานสามารถมีเวลาและพลังงานที่เหลือไปโฟกัสกับชีวิตด้านอื่นได้เช่นกัน

‍

6. ลดการประชุมที่ไม่จำเป็น

‍

การประชุม ไม่ได้ใช้แค่เวลาในการประชุมอย่างเดียวเท่านั้น แต่ยังอาศัยเวลาในการเตรียมตัว ทั้งยังเสียพลังงานในระหว่างที่ประชุมไป ซึ่งหลายๆ ครั้ง พนักงานยังต้องใช้เวลาพักสักครู่ก่อนที่จะรวมสมาธิเพื่อทำงานต่อได้

‍

ด้วยเหตุนี้ การจัดการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพและลดการประชุมที่ไม่จำเป็นจะช่วยให้พนักงานมีเวลามากขึ้นในการทำงานที่สำคัญ การใช้เทคโนโลยีในการสื่อสาร เช่น การประชุมออนไลน์ จะช่วยลดเวลาในการเดินทาง ตลอดจนช่วยเพิ่มเวลาที่พนักงานสามารถใช้ในการทำงานได้

‍

7. ส่งเสริมการพักผ่อนที่เหมาะสม

‍

ขนาดคอมพิวเตอร์ยังต้องมีการปิดเพื่อหยุดพักการทำงาน พนักงานเองก็ควรมีเวลาพักผ่อนที่เพียงพอ ตลอดจนมีกิจกรรมผ่อนคลายให้กับชีวิต เพื่อรักษาสุขภาพกายและใจให้แข็งแรง ตลอดจนเป็นการลดความเครียดสะสมจากการทำงานได้ 

‍

หากพนักงานมีชีวิตที่เป็นสุขในทุกด้าน แน่นอนว่าก็ย่อมสามารถทำงานได้เต็มประสิทธิภาพ จนสามารถสร้างความสำเร็จให้กับองค์กรได้เช่นกัน

‍

แต่นอกจากทั้ง 7 เคล็ดลับที่นำมาฝากนี้แล้ว BASE Playhouse ยังมาพร้อมกับหลักสูตร "Ultra Productivity: The Art of Time Management" ที่จะช่วยให้องค์กรของคุณสามารถเพิ่ม Productivity ให้กับพนักงาน ผ่านกิจกรรมสนุกๆ และเทคนิคมากมาย พร้อมทั้งเกมสถานการณ์จำลองที่ออกแบบเพื่อพัฒนาทักษะโดยเฉพาะ

‍

หลักสูตรนี้ เหมาะสำหรับองค์กรที่ต้องการเพิ่ม Productivity ให้กับพนักงาน แต่ยังไม่มั่นใจว่าจะเริ่มวางแผนเพิ่มทักษะอย่างไรให้เหมาะสม ตลอดจนองค์กรที่ต้องการเพิ่ม Productivity แบบรอบด้านให้กับพนักงาน พร้อมกิจกรรมสบายๆ ที่สามารถนำไปต่อยอดได้โดยไม่สร้างแรงกดดัน หรือ ข้อเสียให้กับองค์กรและพนักงาน

‍

อ่านรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ https://www.baseplayhouse.co/course/ultra-productivity-the-art-of-time-management 

‍

อ้างอิงข้อมูลจาก:

• How Toyota boosts productivity through lean management, Institution of Civil Engineers
• Employee Productivity, Simpplr 
• 9 วิธีการเพิ่ม Productivity ให้กับพนักงาน, Popticles
• เคล็ดลับ 10 ข้อที่ HR เสริมสร้างผลิตภาพ (Productivity) ให้องค์กรก้าวไวและไกลขึ้น, HREX asia
• Productivity พื้นฐานของการพัฒนาองค์กรอย่างมีคุณภาพ, SAKID
• Toxic Productivity เมื่อโลกเชิดชูคนที่ทำงานหนักกว่า คนอื่นจึงต้อง Productive ตลอดเวลา, Techsauce

‍