Constructive Feedback คือหัวใจของการสื่อสารภายในองค์กรที่มีประสิทธิภาพ การรู้วิธีให้ฟีดแบ็กอย่างสร้างสรรค์สามารถเปลี่ยน “คำวิจารณ์” ให้กลายเป็น “โอกาสในการพัฒนา” ได้อย่าง ในบทความนี้จะสรุปหลักการและเทคนิคการให้ Constructive Feedback ที่ดีต่อเพื่อนร่วมงาน ที่ช่วยเสริมทั้งความสัมพันธ์ในทีมและผลลัพธ์ของงาน
Constructive Feedback คืออะไร?
Constructive Feedback คือ การให้ฟีดแบ็กอย่างสร้างสรรค์ จุดประสงค์เพื่อสร้างผลลัพธ์เชิงบวก Constructive Feedback จึงไม่ใช่การวิพากษ์วิจารณ์ที่รุนแรง แต่เป็นการให้ฟีดแบ็กเพื่อให้เกิดการปรับปรุง ทำให้เกิดการทำงานแบบทีมเวิร์ค ผู้ที่ได้รับฟีดแบ็กจะเข้าใจข้อดีข้อเสียของงาน และมีแนวทางในการพัฒนางานในอนาคต
แล้ว Constructive Feedback ใช้อย่างไร?
Constructive Feedback ไม่ได้มีไว้ใช้เฉพาะเวลาที่เกิดข้อผิดพลาดเท่านั้น แต่สามารถใช้ได้ในหลายสถานการณ์ในที่ทำงาน เพื่อช่วยให้ทีมสื่อสารกันได้ดีขึ้น และพัฒนาประสิทธิภาพในการทำงานทั้งของตนเองและของทีมโดยรวม เช่น
- หลังการทำงานเสร็จสิ้นหรือนำเสนอผลงาน
- เมื่อต้องทำงานร่วมกันในทีม และมีความเห็นไม่ตรงกัน
- ระหว่างการประเมินผลงาน (Performance Review)
- เมื่อคนในทีมมีพฤติกรรมหรือแนวทางการทำงานที่ควรปรับปรุง
- เมื่อเริ่มต้นโปรเจกต์ใหม่หรือมีการเปลี่ยนแนวทางการทำงาน
ในทุกสถานการณ์ การให้ Constructive Feedback ที่ดีจะช่วยสร้างความเข้าใจและความร่วมมือในทีมให้แข็งแรงยิ่งขึ้น โดย Feedback ที่ให้ควรมีลักษณะสำคัญดังนี้่
- Clarity: ชัดเจน ตรงประเด็น เข้าใจง่าย
- Kindness: จริงใจแต่ให้เกียรติ ใช้ภาษาที่เคารพ ให้กำลังใจ และไม่ตัดสิน
- Actionability: มีแนวทางหรือข้อเสนอแนะที่ผู้รับสามารถลงมือทำได้จริง
ทำไมต้องมี Constructive Feedback?
เพราะว่า Constructive Feedback จะเป็นเครื่องมือหนึ่งที่จะช่วยพัฒนาบุคลากรและองค์กรให้ดีขึ้น โดยสรุปความสำคัญได้ดังนี้
- ช่วยให้สามารถแกปัญหาที่เกิดขึ้นได้ในปัจจุบัน ส่งผลดีต่อตัวงานและผลประโยชน์ขององค์กร
- สนับสนุนการเติบโตของบุคลากร และช่วยให้ทีมมีการพัฒนา เพราะเมื่อบุคลากรเข้าใจในข้อผิดพลาด จะนำไปสู่การแก้ไข และช่วยให้ทำงานทีมเวิร์คได้ดีขึ้น
- สร้างความไว้วางใจและวัฒนธรรมการสื่อสารที่ดีขององค์กร เพราะการสื่อสารที่ดีภายในองค์กร จะเป็นตัวผลักดันให้เกิดวัฒนธรรมองค์กรร่วม ที่ทุกคนเข้าใจกันและมีค่านิยมองค์กรในทิศทางเดียวกัน
- ช่วยป้องกันความเข้าใจผิด เพราะทุกคนจะสามารถแสดงความคิดเห็นได้อย่างชัดเจนโปร่งใส ลดความขัดแย้ง และช่วยเสริมกำลังใจในการทำงานของทุกคนในองค์กร
วิธีให้ Constructive Feedback ที่ดี มีประสิทธิภาพ ทำอย่างไร?
การให้ Constructive Feedback นั้น เป็นเรื่องไม่ยาก โดยให้ความสำคัญกับความรู้สึกของผู้รับ และเสนอแนวทางการปรับปรุงพัฒนาที่สามารถปฏิบัติได้จริงด้วย วิธีให้ Constructive Feedback ที่ดีในเบื้องต้น มีข้อคำนึง ดังนี้
- อธิบายถึงเหตุผลในการให้ฟีดแบ็กในครั้งนี้
ในการพูดคุยเพื่อให้ฟีดแบ็ก ควรเริ่มจากการเกริ่นนำในภาพรวมก่อน ในเรื่องของปัญหาที่เกิดขึ้นในงานนั้นๆ อธิบายต่ออีกฝ่ายว่าตนเองรู้สึกอย่างไรต่อสถานการณ์ดังกล่าว เพื่อให้ทั้งสองฝ่ายได้เข้าใจตรงกัน
- อธิบายถึงปัญหาตรงหน้าที่เกิดขึ้นในขณะนั้น
เมื่อเข้าใจตรงกันในภาพรวมของสถานการณ์แล้ว ต่อไปก็เริ่มพูดเข้าประเด็นในรายละเอียดของปัญหาที่เกิดขึ้นตรงหน้าที่เกิดในขณะนั้น แต่ต้องระมัดระวังไม่พูดโดยใช้อารมณ์ ควบคุมการใช้น้ำเสียงในการพด พูดอย่างเป็นเหตุเป็นผล ชี้ให้เห็นอย่างชัดเจนว่าปัญหาดังกล่าวนี้ส่งผลกระทบอย่างไรต่อผู้อื่นหรืองานในส่วนอื่นๆ โดยมุ่งเน้นไปที่พฤติกรรมเฉพาะที่เกี่ยวกับปัญหา ไม่เน้นที่ตัวบุคคล
- เปิดโอกาสให้อีกฝ่ายได้แสดงความคิดเห็นในมุมมองของตนเอง
สิ่งสำคัญอีกประการหนึ่ง คือ ให้ความสำคัญกับการสื่อสารทั้งสองฝ่าย หลังจากได้กล่าวถึงสถานการณ์ที่เป็นปัญหาแล้ว ต้องเปิดโอกาสให้อีกฝ่ายได้แสดงความคิดเห็นด้วย เพราะแต่ละฝ่ายก็ย่อมจะมีเหตุผลและมุมมองของตนเองที่อาจจะแตกต่างกัน ดังนั้นการรับฟังความคิดเห็นของอีกฝ่ายจะช่วยทำให้เกิดความเข้าใจกันมากขึ้น
- เสนอแนะวิธีการแก้ปัญหาและแนวทางปรับปรุงพัฒนา
เมื่อทำความเข้าใจถึงปัญหาและสถานการณ์ที่เกิดขึ้นร่วมกันแล้ว ประเด็นต่อไปคือการเสนอแนะแนวทางในการแก้ไขปัญหา และแนวทางในการปรับปรุงพัฒนาต่อไปในอนาคต ที่มีความชัดเจน สามารถนำไปปฏิบัติได้จริง เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดปัญหาอีก และยังเป็นการพัฒนาการทำงานร่วมกันภายในองค์กรด้วย
- สรุปสิ่งที่พูดคุย
ขั้นตอนสุดท้ายคือ การสรุปสิ่งที่ได้พูดคุยในการให้ฟีดแบ็กที่เกิดขึ้น ทั้งเรื่องของปัญหาต่างๆ ที่ได้พูดถึงไป แนวทางการแก้ไขปัญหา แนวทางการพัฒนาในอนาคต เพื่อเป็นการสร้างความเข้าใจที่ตรงกันทั้งสองฝ่าย และป้องกันไม่ให้ปัญหากลับมาเกิดซ้ำอีก
4 เทคนิคการให้ Constructive Feedback เพื่อนร่วมงาน
เทคนิคสำคัญของการให้ Constructive Feedback เพื่อนร่วมงาน มีดังนี้
- SBI Feedback Model
เป็นเทคนิคการให้ฟีดแบ็ก ที่มีองค์ประกอบ 3 ด้าน ได้แก่ สถานการณ์ (S: situation) พฤติกรรม (B: behavior) และผลกระทบ (I: impact) ซึ่งผู้ให้ฟีดแบ็กจะเริ่มด้วยการพูดถึงสถานการณ์และเวลาที่เจาะจง ต่อมากล่าวถึงพฤติกรรมในแง่บวก และพฤติกรรมแง่ลบเฉพาะในส่วนที่ต้องการให้ปรับปรุง หลีกเลี่ยงการพูดถึงส่วนอื่นๆ เพื่อไม่ให้เกิดการเข้าใจผิด สิ่งสุดท้ายพูดถึงผลกระทบที่เกิดขึ้นจากปัญหาดังกล่าว เพื่อให้อีกฝ่ายเข้าใจว่าพฤติกรรมนั้นส่งผลกระทบต่อผู้อื่นอย่างไร
- Right time, right setting
วิธีให้ Feedback ที่ดี จำเป็นต้องคำนึงถึงเวลาและสถานที่ในการพูดคุยด้วย โดยอาจจะเลือกช่วงเวลาที่ผ่านสถานการณ์นั้นไปไม่นาน อีกฝ่ายไม่อยู่ในอารมณ์ตึงเครียด ส่วนสถานที่ควรเลือกสถานที่ที่เป็นส่วนตัว มีบรรยากาศผ่อนคลาย แต่หากเป็นการให้ฟีดแบ็กในเชิงบวกก็สามารถพูดคุยในพื้นที่สาธารณะในที่ทำงานได้
- Two-way dialogue
การสื่อสารทั้งสองทาง เป็นหัวใจของ Constructive Feedback เพราะการรับฟังกันของทั้งสองฝ่ายจะช่วยให้เกิดความเข้าใจร่วมกันได้ มีข้อตกลงร่วมกัน ส่งเสริมการพัฒนาและเติบโตในระยะยาว
- Practice empathy and listen actively
การเข้าอกเข้าใจผู้อื่น และการรับฟังอย่างตั้งใจ ทังสองสิ่งนี้จะช่วยให้อีกฝ่ายรู้สึกไว้วางใจที่จะพูดคุยถึงปัญหาอย่างเปิดใจ การเข้าอกเข้าใจผู้อื่น เช่น การไม่กล่าวตำหนิโดยตรง แต่พยายามเลือกใช้คำพูดและน้ำเสียงที่รักษาน้ำใจผู้ฟัง พูดคุยด้วยความสุภาพ ใจเย็น นอกจากนั้นยังต้องรับฟังอีกฝ่ายอย่างตั้งใจ ไม่ตัดสินอีกฝ่ายไปก่อน ผลลัพธ์ของการเข้าอกเข้าใจผู้อื่น และการรับฟังอย่างตั้งใจ จะก่อให้เกิดความไว้วางใจ การพูดคุยเป็นพื้นที่ปลอดภัย และสร้างการเติบโตร่วมกัน
สรุป
ในการทำงานทุกอย่าง อย่างไรก็ต้องเกิดปัญหาขึ้น การพูดคุยเกี่ยวกับปัญหาและการให้ฟีดแบ็กเป็นสิ่งที่พนักงานลำบากใจ ดังนั้นการสร้างวัฒนธรรมการให้ Constructive Feedback จึงเป็นเครื่องมือสำคัญของการสื่อสารภายในองค์กร ช่วยให้พูดคุยกันในเรื่องความผิดพลาดและปัญหาได้อย่างชัดเจน ลดความขัดแย้ง สร้างทีมที่แข็งแกร่ง นำองค์กรไปสู่ความสำเร็จได้ในระยะยาว
การสร้างวัฒนธรรมการให้ฟีดแบ็กอย่างสร้างสรรค์ถือเป็นศิลปะอย่างหนึ่ง ที่จะทำให้ทีมสามารถทำงานได้ราบรื่น ซึ่ง BASE Playhouse ได้ออกแบบการพัฒนาทักษะการสื่อสารขั้นพื้นฐานในหลักสูตร Art of Giving and Receiving Feedback ที่เหมาะสำหรับพนักงานทุกระดับ ช่วยลดความตึงเครียด ส่งสริมบรรยากาศการเรียนรู้ภายในองค์กร นำไปสู่การสร้างวัฒนธรรมการให้ Feedback ที่ปลอดภัยทางจิตใจ
