5 เทคนิคการสื่อสารในองค์กร เปลี่ยนพนักงานพูดไม่รู้เรื่อง ให้พูดเก่งขึ้น

แม้องค์กรจะมีเทคโนโลยีที่เป็นเลิศ ระบบการทำงานที่แข็งแรง หรือมีทีมที่เต็มไปด้วยศักยภาพ แต่หากขาด “การสื่อสาร” ที่มีประสิทธิภาพทุกอย่างก็พร้อมที่จะสะดุดได้ทุกวินาที โดยเฉพาะในยุคการทำงานแบบ New Normal ที่ทุกคนสามารถทำงานได้จากทุกที่ ทุกเวลา ความเข้าใจร่วมกันถือเป็นสิ่งสำคัญที่ขาดไม่ได้หากต้องการให้งานราบรื่น นี่จึงเป็นเหตุผลที่ว่าทำไมการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพจึงเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการทำงานในยุคนี้ 

และแน่นอนว่าพนักงานพูดไม่รู้เรื่องไม่ได้แปลว่าเขาจะไร้ความสามารถเสมอไป แต่เขาอาจจะแค่ขาดทักษะการสื่อสารที่ชัดเจนและมีประสิทธิภาพ แล้วเราจะแก้ปัญหานี้อย่างไร?

บทความนี้จะพาทุกท่านไปเจาะลึกเรื่องการสื่อสารตั้งแต่ความหมาย ความสำคัญ ประโยชน์ พร้อมแนวทางการพัฒนาเทคนิคการสื่อสารด้วยมุมมองเชิงกลยุทธ์ ที่สามารถเริ่มได้ง่าย ๆ ด้วยตัวเอง ถ้าอยากรู้กันแล้วว่าการสื่อสารคืออะไร สำคัญอย่างไร แล้วเราจะพัฒนาการสื่อสารให้เหมาะกับตนเองได้ยังไง สามารถติดตามต่อได้ในเนื้อหาด้านล่าง

การสื่อสารอย่างถูกวิธีภายในองค์กรคืออะไร ประกอบด้วยอะไรบ้าง

การสื่อสารที่ดีไม่ใช่แค่การ “พูด” หรือ “ส่งข้อความ” ออกไปตามที่เราต้องการ แต่หมายถึงการทำให้ผู้รับสารเข้าใจตรงกับที่เราตั้งใจจะสื่อสารอย่างไม่คลาดเคลื่อน ไม่ต้องตีความซ้ำ และไม่ทำให้เกิดความเข้าใจผิดที่ส่งผลกระทบอย่างเป็นวงกว้าง โดยเฉพาะอย่างยิ่งการสื่อสารในองค์กร ที่การสื่อสารหนึ่งครั้งอาจเกี่ยวข้องกับหลายฝ่าย ไม่ใช่แค่หนึ่งหรือสองคน 

ด้วยเหตุนี้การสื่อสารในองค์กรจึงต้องอาศัยองค์ประกอบสำคัญหลายด้าน เพื่อให้ข้อความที่ส่งออกไปถูกต้อง ครบถ้วน และเข้าใจตรงกันมากที่สุด ซึ่งองค์ประกอบที่จำเป็นต่อการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพจะมีดังนี้

1. ความชัดเจน (Clarity)

สารที่ต้องการสื่อสารออกไปต้องไม่คลุมเครือ ไม่ควรลดคำ หรือใช้คำย่อที่สามารถตีความได้หลายด้าน โดยเฉพาะกับทีมที่มีรูปแบบการสื่อสารและการทำงานที่แตกต่างกัน

2. ความถูกต้อง (Accuracy)

ข้อมูลที่แม่นยำมีความสำคัญต่อการสื่อสารที่ชัดเจน ควรตรวจเช็คความถูกต้องของข้อมูลทุกครั้งก่อนการสื่อสาร เพราะความผิดพลาดเล็ก ๆ อาจนำไปสู่ความเสียหายมากมาย เช่น การเสียเวลาในการแก้ไขงาน การทำให้ทีมเข้าใจแนวทางการทำงานผิดทิศทาง หรืออาจนำไปสู่ความเสียหายทางธุรกิจ

3. ความครบถ้วน (Completeness)

การสื่อสารครึ่ง ๆ กลาง ๆ คือหนึ่งในจุดเริ่มต้นของหายนะด้านการสื่อสาร การให้ข้อมูลแบบครบถ้วน มีบริบท และมีเหตุผลประกอบ จึงเป็นสิ่งสำคัญที่ไม่ควรมองข้ามหากต้องการให้งานออกมาราบรื่น และเกิดความเข้าใจที่ตรงกัน

4. บริบทการสื่อสารกับความสอดคล้องของผู้รับสาร (Audience–Fit)

เพราะการสื่อสารที่ดีต้องอิงจากผู้ฟัง คนแต่ละคนมีรูปแบบการเรียนรู้ และแนวทางการทำความเข้าใจที่ซับซ้อนและแตกต่างกันอย่างสิ้นเชิง การสื่อสารด้วยข้อมูลรูปแบบเดียวกันจึงเป็นสิ่งที่ควรระวังหากต้องการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ

การสื่อสารที่ดีมีความสำคัญอย่างไร แล้วเราเป็นนักสื่อสารแบบไหนในองค์กร

หลังจากพูดถึงแนวทางการสื่อสารอย่างถูกวิธีสำหรับคนในองค์กรกันไปแล้ว เราจะมาพูดถึงความสำคัญของการสื่อสารที่ดีสำหรับองค์กรกันบ้าง ซึ่งก่อนจะไปลงรายละเอียดกัน เราอยากให้ทุกคนลองจินตนาการถึงองค์กรที่ทุกคนมีทักษะการสื่อสารที่ดีเท่ากัน ที่จะทำให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน งานเดินเร็ว ประชุมไม่ยืดเยื้อ และเก็บงานได้แบบไม่ต้องแก้หลายรอบ และแน่นอนว่าความฝันแบบนี้เกิดขึ้นได้จริง เมื่อทีมทุกคนเข้าใจตัวเองและสามารถใช้ทักษะการสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ลักษณะของคนที่พูดเก่ง สื่อสารได้

คนที่เข้าใจศิลปะของการสื่อสารในระดับที่สามารถพูดเพื่อเชื่อมต่อระหว่างบุคคลกับบุคคลได้ โดยผู้ที่พูดเก่ง สามารถสื่อสารได้ มักมีลักษณะดังต่อไปนี้

• จับประเด็นเก่ง รู้ว่าอะไรสำคัญ อะไรควรพูด อะไรไม่ควรลากยาว
• อธิบายเนื้อหาได้อย่างมีโครงสร้าง ทำให้ผู้ฟังตามเนื้อหาได้ง่าย ทันกับเนื้อหาแม้เป็นเรื่องยาก
• รู้จักฟัง รู้จักพูด ไม่ขัดบทสนทนา ที่แม้จะพูดเก่งแต่ก็รับฟังเพื่อเข้าใจคู่สนทนา
• อ่านสถานการณ์เป็น รู้ว่าใครเหนื่อย ใครไม่เข้าใจ ใครต้องการข้อมูลเพิ่มเติม
• รู้จักปรับเปลี่ยนสไตล์การพูดเพื่อเข้าหาผู้ฟัง ไม่ยึดติดกับการพูดในแนวทางที่ตนเองถนัด แต่ต้องการพูดเพื่อให้คู่สนทนาเข้าใจสารที่ต้องการสื่อ

ลักษณะของคนที่พูดไม่รู้เรื่อง สื่อสารยาก

เมื่อพูดถึงนักพูดที่ดีกันไปแล้วเราจะมาพูดถึงคนที่พูดไม่รู้เรื่องกันบ้าง ซึ่งผู้ที่สื่อสารยากหรือพูดไม่รู้เรื่องจะมีลักษณะดังต่อไปนี้

• พูดแบบไม่มีจุดหมาย คนฟังไม่สามารถจับใจความสำคัญของเรื่องที่พูดได้
• พูดแบบข้ามบริบททำให้คนฟังจับต้นชนปลายไม่ถูก
• ใช้คำพูดกำกวมที่อาจทำให้เกิดความเข้าใจคลาดเคลื่อน
• เป็นผู้พูดที่ไม่รู้จักผู้ฟัง เป็นผู้พูดที่ไม่สามารถขัดจังหวะได้ทำให้การสื่อสารวนลูปไม่ไปไหน

ข้อดีของการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ

การสื่อสารที่ดีจุดเริ่มต้นของการทำงานแบบไร้รอยต่อ ที่เมื่อบุคลากรในองค์กรสื่อสารได้ดีเท่าไหร่ การทำงานก็จะมีความลื่นไหลมากขึ้นเท่านั้น และไม่หมดเพียงแค่นี้ เพราะการสื่อสารที่ดียังมีประโยชน์อีกมากมาย เช่น

• ลดต้นทุนที่เกิดจากความผิดพลาดด้านการสื่อสาร
• ลดเวลาในการทำงาน ช่วยให้กระบวนการทำงานเป็นแบบแผน ไม่ซ้ำซ้อน
• เพิ่มประสิทธิภาพด้านการทำงานจากความเข้าใจร่วมกัน
• ช่วยให้บุคลากรกล้าพูด กล้าแสดงความคิดเห็นมากขึ้น
• เพิ่มความมั่นใจและความเร็วในการตัดสินใจ
• ช่วยให้การหารือมีประสิทธิภาพมากขึ้น ไม่วกวน จากการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ ตรงประเด็น
• ลดความขัดแย้งภายในองค์กรที่เกิดจากการคลาดเคลื่อนด้านการสื่อสาร
• ในด้านงานขาย การสื่อสารที่ดีช่วยให้บุคลากรเข้าใจลูกค้า และมีโอกาสสร้างกำไรให้องค์กรมากขึ้น

อยากสื่อสารอย่างถูกวิธีควรเริ่มจากตรงไหน? กับ DISC Model กลยุทธ์การวิเคราะห์บุคลิกภาพรายบุคคล 

DISC Model ทักษะเชิงจิตวิทยาเพื่อความเข้าใจในบุคลิกภาพ หนึ่งในเครื่องมือสำคัญที่ช่วยวิเคราะห์บุคลิกภาพส่วนบุคคล เพื่อช่วยให้เราเข้าใจตนเอง และสามารถพัฒนาทักษะในด้านต่าง ๆ ให้เหมาะสมกับจุดอ่อนและจุดแข็งด้านบุคลิกภาพส่วนบุคคล ซึ่งในหัวข้อนี้เราจะพาทุกท่านมาพบกับแนวทางการวิเคราะห์บุคลิกภาพ เพื่อทำความเข้าใจและหาแนวทางการพัฒนาทักษะการสื่อสารในรูปแบบของตนเองกัน

D – Dominance (บุคลิกภาพแบบเน้นผลลัพธ์)

กลุ่มคนที่ชอบความท้าทาย กล้าคิด กล้าตัดสินใจ มุ่งเน้นเรื่องผลลัพธ์เป็นสำคัญ และไม่ชอบอยู่ในกรอบเดิม ๆ คนกลุ่มนี้จึงชอบการสื่อสารที่เร็ว ตรงประเด็น เน้นความชัดเจน ไม่ชอบเสียเวลา จึงชอบการสื่อสารด้วยประโยคที่มีความกระชับ สั้น ๆ แต่ตรงประเด็น และได้ใจความ 

I – Influence (บุคลิกภาพแบบเน้นความสัมพันธ์)

กลุ่มคนที่ชอบความสนุกสนาน ชอบเข้าสังคม มองโลกในแง่ดี สนิทกับคนง่าย และมีพลังในการสร้างสรรค์ คนกลุ่มนี้จึงชอบการสื่อสารที่มีความเป็นกันเอง พูดคุยยาว ๆ สนุกสนาน สร้างแรงบันดาลใจ และไม่ตึงเครียด การสื่อสารด้วยการเริ่มจากการชวนคุย ไถ่ถามแบบเป็นมิตรก่อนเข้าประเด็น จึงเข้าถึงคนกลุ่มนี้ได้ดี

S – Steadiness (บุคลิกภาพแบบเน้นความร่วมมือ)

กลุ่มคนที่ชอบความสงบ รักความเงียบ ชอบรับฟังมากกว่าแสดงความคิดเห็น เป็นคนที่มีความยืดหยุ่นสูง คนกลุ่มนี้จึงชอบการสื่อสารที่นุ่มนวล ไม่โต้เถียง ค่อย ๆ เป็นค่อย ๆ ไป การสื่อสารที่เน้นรับฟัง และมีความใจเย็นพอที่จะให้เขาแสดงความคิดเห็นได้อย่างมั่นใจ จึงสามารถเข้าถึงคนกลุ่มนี้ได้ดี

C – Conscientiousness (บุคลิกภาพแบบเน้นรายละเอียด ความถูกต้อง)

กลุ่มคนที่เป็นนักวางแผนเชิงตรรกะ มีความคิดเป็นระบบ เป็นขั้นเป็นตอน และมีความ Perfectionist ในตัวเองสูง คนกลุ่มนี้จึงชอบการพูดคุยที่เน้นข้อมูล ไม่ใช้อารมณ์ ไม่ใช้ความคิดเห็นส่วนตัว ชอบการพูดคุยที่มีตรรกะ เป็นเหตุเป็นผล และมักต้องการหลักฐานหากข้อมูลที่ได้เป็นข้อมูลใหม่ที่ยังไม่มั่นใจ  

การสื่อสารจุดเริ่มต้นของการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ 

การสื่อสารที่ดีคือจุดเริ่มต้นของการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ ที่เป็นทักษะพื้นฐานสำหรับบุคลากรในทุกตำแหน่ง ที่ไม่ว่าจะเป็นงานประสานงาน การบริหาร หรือการทำงานร่วมกับทีม ทักษะนี้ก็ยังเป็นหัวใจสำคัญที่ช่วยให้การทำงานราบรื่นตามต้องการ 

เราจึงสามารถพูดได้ว่า “ทักษะการสื่อสาร” คือเครื่องมืออันทรงพลังที่ช่วยให้ทุกปัญหาคลี่คลาย เรื่องยากกลายเป็นเรื่องง่าย และทำให้การทำงานเป็นระบบ ชัดเจน เป็นไปตามต้องการ การพัฒนาทักษะการสื่อสารให้กับบุคลากรจึงไม่ใช่เพียงทางเลือกที่อาจจะทำ แต่เป็นกุญแจสำคัญของการสร้างความสำเร็จร่วมกันในระยะยาว

หลักสูตรแนะนำ

Foundation of Successful Communication

การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพเป็นปัจจัยสําคัญที่กําหนดความสําเร็จของทั้งโครงการ ความสัมพันธ์และความมีอิทธิพลต่อผู้อื่น อย่างไรก็ตาม บุคลากรมักติดกับดักการสื่อสาร 3 ประการซ้ํา ๆ ได้แก่ ขาดความมั่นใจในการสื่อสาร พูด หรือ แสดงออกไม่รู้เรื่อง และมีโครงสร้างการสื่อสารที่ไม่ชัดเจน จนไปถึงไม่เข้าใจเจตนาของผู้ฟังและไม่สามารถเชื่อมโยงประเด็นที่ต้องการสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ 

ดังนั้น หลักสูตร Foundation of Successful Communication จึงผสมผสานทั้งโมเดลการสื่อสารพื้นฐาน และกิจกรรมเชิงปฏิบัติจริงอย่างเข้มข้น เพื่อให้ผู้เรียนสามารถอ่านสัญญาณผู้ฟัง ออกแบบสารที่มีเป้าหมาย และถ่ายทอดด้วยความมั่นใจ เน้นเรียนรู้ผ่านการปฏิบัติจริง การสะท้อนคิด และการรับฟีดแบ็ก เพื่อสร้างการเปลี่ยนแปลงในทักษะการสื่อสารที่ยั่งยืน

หลักสูตรนี้เหมาะกับ

‘Foundation of Successful Communication’ พนักงานทุกระดับตั้งแต่ พนักงานทั่วไป, Manager, Director ไปจนถึง C-level Executives

สิ่งที่ผู้เรียนจะได้รับ

• สามารถสื่อสารได้รู้เรื่องมากยิ่งขึ้น สามารถถ่ายทอดสาระสําคัญได้ชัดเจน มีลําดับโครงสร้าง กระชับ และเกิดประสิทธิผล
• สามารถสื่อสารได้อย่างมั่นใจ สามารถใช้ภาษากาย น้ำเสียง และจัดการกับความประหม่าได้ เพิ่มความน่าเชื่อถือใก้แก่การสื่อสาร
• สามารถสื่อสารได้โดนใจคนฟัง สามารถวิเคราะห์ เข้าใจ และปรับสารให้เหมาะสมกับผู้ฟังได้ พร้อมสร้างประสบการณ์การสื่อสารที่มีพลังและน่าจดจํา

รายละเอียดหลักสูตรเพิ่มเติม > คลิกที่นี่

ติดต่อปรึกษา BASE Playhouse ฟรี! โทร 094-191-4626 หรือกรอกข้อมูลเพื่อติดต่อกลับ ที่นี่

‍