Procrastination คืออะไร? สาเหตุของนิสัยผัดวันประกันพรุ่งและวิธีแก้

Procrastination คืออะไร? ส่งผลเสียอย่างไรกับองค์กรบ้าง? ในบทความนี้ BASE นิด จะพาไปดูสาเหตุของที่ทำให้เกิด ”การผัดวันประกันพรุ่ง” ในบริบทของที่ทำงาน ผลกระทบต่อทีมหรือขอเสียของการผลัดวัน พร้อมแนะแนวทางวิธีแก้ไข 

Procrastination คืออะไร?

Procrastination หรือ การผัดวันประกันพรุ่ง คือ การเลื่อนหน้าที่หรือภาระที่ต้องรับผิดชอบออกไปเรื่อย ๆ แล้วเริ่มลงมือทำเมื่อใกล้กำหนด ในทางจิตวิทยาอธิบายว่า Procastination คือหนึ่งในวิธีการจัดการกับความกดดันทางด้านอารมณ์ เช่น งานที่ต้องทำอาจเป็นที่สิ่งที่ไม่ชอบ จึงทำให้ไม่ยากทำและเกิดการผลัดวันเพื่อหลีกเลี่ยงการทำงานนั้น ๆ ให้ได้นานที่สุด

การผัดวันประกันพรุ่งจึงเป็นพฤติกรรมที่ส่งผลเสียต่อทั้งชีวิตส่วนตัวและการทำงาน ทำให้ขาดความรับผิดชอบ ทำงานไม่มีประสิทธิภาพ อีกทั้งเพิ่มความเครียดรวมถึงแรงกดดันทางจิตใจด้วย

ทำไมคนถึงเริ่มผัดวันประกันพรุ่ง? 

• ความรู้สึกกลัวที่จะล้มเหลว

หลายครั้งเราลังเลที่จะเริ่มทำงานเพราะกังวลว่าจะทำไม่ดี ไม่เป็นไปตามความคาดหวัง หรือต้องเจอกับฟีดแบ็กด้านลบ ความกลัวนี้ทำให้เกิดความเครียดและหลีกเลี่ยงการลงมือทำ จนเกิดวงจรของการผัดวันประกันพรุ่งและความวิตกกังวล

• งานไม่น่าสนใจ

เรามักเลื่อนทำงานที่รู้สึกน่าเบื่อ ยาก หรือทำแล้วหงุดหงิด เพราะความไม่ชอบหรือความยากของงานทำให้เกิดความต่อต้าน ไม่อยากเริ่มลงมือทำทันที

• ระบบการทำงานและการบริหารเวลาไม่ดี 

การบริหารเวลาไม่ดี หรือไม่มีระบบการทำงานที่ชัดเจน ทำให้เรามองว่างานแต่ละชิ้นเป็นเรื่องใหญ่และซับซ้อน จนรู้สึกท่วมท้น (Overwhelmed) ไม่รู้ว่าจะเริ่มจากตรงไหน และเลือกที่จะเลื่อนงานออกไป

เราสามารถสรุปได้ว่า Procastination คือ วิธีการจัดการกับอารมณ์ชั่วคราว โดยความเบื่อหน่ายในภาระหน้าที่ที่ต้องทำ ความกลัวการผิดพลาด และความรู้สึกท่วมท้น ทำให้เราเกิดความเครียดและเลือกหลีกเลี่ยงความรู้สึกในแง่ลบเหล่านั้น ด้วยการทำกิจกรรมที่ให้ความรู้สึกดีทันทีแทน เช่น การเล่นมือถือ หรือการช้อปปิ้งออนไลน์ 

ข้อเสียของการผลัดวัน ผลกระทบต่อตนเองและงาน

การผัดวันประกันพรุ่งเมื่อทำเป็นประจำจนเป็นนิสัย จะก่อให้เกิดผลกระทบต่อชีวิตและหน้าที่การงานในระยะยาว

ผลกระทบต่อร่างกาย 

การเร่งทำงานเมื่อใกล้ถึงวันกำหนดส่งจะทำให้เกิดความเครียดและความกดดันอย่างมากในช่วงที่ต้องเร่งทำงาน หากเกิดสถานการณ์แบบนี้บ่อยๆ อาจนำไปสู่ภาวะนอนไม่หลับ วิตกกังวล เครียด นำไปสู่ปัญหาสุขภาพอื่นๆ ได้

ประสิทธิภาพของงานลดลง 

การเริ่มต้นทำงานเมื่อเวลาเหลือไม่มาก ทำให้แม้จะทำงานเสร็จแต่จะไม่มีเวลาตรวจสอบแก้ไขงานให้ดี จึงเป็นเหตุให้งานที่ทำเสร็จภายในกำหนดเวลาพอดีนั้นไม่มีคุณภาพ และอาจทำให้ต้องแก้ไขงานในภายหลังที่ต้องใช้เวลาและพลังงานร่างกายมากขึ้นเพื่อให้งานออกมาสมบูรณ์ 

ไม่สามารถทำงานให้เสร็จตามเวลาที่กำหนด

การเริ่มต้นทำงานล่าช้า ย่อมส่งผลต่อความเร่งรีบในการทำงาน และในหลายกรณีจะเห็นได้ว่าคนผัดวันประกันพุ่งไม่สามารถทำงานทำงานให้แล้วเสร็จได้ตามเวลาที่กำหนดไว้ ซึ่งจะส่งผลกระทบต่อชื่อเสียงและความน่าเชื่อถือของตนเองได้

แนวคิดการผัดวันอย่างสร้างสรรค์

แน่นอนว่า ข้อเสียของการพัดวันนั้นชัดเจนในเรื่องของงานที่ล่าช้าและประสิทธิภาพงานที่ลดลง แต่ในทางกลับกันนั้น เราก็สามารถใช้ประโยชน์จากการผัดวันประกันพรุ่งได้ โดยแนวคิดเรื่อง Productive Procrastination (2011) ของ Piers Steel จาก University of Calgary และแนวคิดเรื่อง Structured Procrastination (1995) ของ John Perry จาก Standford University ได้เสนอว่านำเสนอไอเดียเกี่ยวกับการผัดวัน ดังนี้ 

• Procastination ไม่ใช่พฤติกรรมของคนขี้เกียจ แต่เป็นการจัดลำดับความสำคัญของภาระหน้าที่ที่มี โดยควรใช้ตัวช่วยอย่าง To-do list เพื่อกำหนดว่าสิ่งไหนที่สำคัญกว่า 
• Procastination อาจมาในรูปแบบของการผัดงานชิ้นใหญ่ไว้ เพื่อหันไปทำงานชิ้นเล็ก ๆ ก่อน โดยระหว่างนั้นก็จะมองหาไอเดียเพื่อพัฒนางานชิ้นใหญ่ให้สำเร็จด้วย
• ในระหว่างที่ผัดผ่อนงาน คนผัดวันประกันพรุ่งควรพยายามเปิดตาเปิดใจรับฟังไอเดียจากคนรอบข้าง เพื่อนำมาปรับใช้ในการทำงานต่อไป

5 วิธีเลิกผัดวันประกันพรุ่ง จบวงจร Procrastination แบบไม่เครียด

การผัดวันประกันพรุ่ง คือ สถานการณ์ที่คนส่วนใหญ่เคยเจอ จนบางคนอาจติดเป็นนิสัยที่มักจะเริ่มต้นทำงานเมื่อเวลาผ่านไปจนใกล้กำหนดส่ง ซึ่งนิสัยเหล่านี้สามารถแก้ไขได้ ผ่านการฝึกฝนและการวางแผน เพื่อให้พฤติกรรมค่อยๆ เปลี่ยนไปในทางที่ดีขึ้น ดังนี้ 

1. วางแผนก่อนทำงานทุกครั้ง

เมื่อได้รับมอบหมายงานมาในแต่ครั้ง ควรวิเคราะห์ดูภาพรวมของงานในเรื่องของความยากง่าย ความซับซ้อน ระยะเวลาที่ต้องใช้ พร้อมทั้งวางแผนการทำงานตามศักยภาพของตนเอง อาจแบ่งงานใหญ่ให้เป็นขั้นตอนเล็กๆ พยายามให้มีความสม่ำเสมอและความสมดุล เพื่อที่จะได้ไม่เป็นการบังคับตนเองจนเกินไป และรู้สึกมีความสำเร็จตลอดทาง

2. จัดลำดับความสำคัญ

บางครั้งงานที่ได้รับมอบหมายอาจมาพร้อมกันหลายๆ ชิ้น เพราะฉะนั้นจึงควรนำงานแต่ละชิ้นมาพิจารณาก่อน เพื่อดูว่างานไหนเร่งรีบกว่า หรืองานไหนยากกว่า แล้วจึงจัดลำดับความสำคัญของงานในแต่ละวัน จะทำให้ไม่รู้สึกเหนื่อยล้า และรู้สึกมีกำลังใจในการทำงานให้สำเร็จ 

3. กำหนดระยะเวลาอย่างมีเหตุผล

เมื่อมีงานที่ต้องทำหลายงาน ควรจะกำหนดระยะเวลาของงานแต่ละชิ้น โดยพยายามไม่กำหนดระยะเวลาที่นานเกินไป เพราะจะให้รู้สึกท้อ แต่ให้ลองกำหนดระยะเวลาให้สั้นลงแต่ทำสม่ำเสมอ เช่น ทำงานชิ้นที่ 1 ในส่วนที่ 1 ให้เสร็จภายใน 30 นาที แล้ววันต่อไปทำส่วนที่ 2 ภายใน 30 นาที ทุกวันจนกว่างานจะจบงาน ซึ่งในระหว่างวันสามารถทำงานได้หลายงาน การทำแบบนี้จะช่วยให้รู้สึกว่างานมีความคืบหน้าและงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น

4. จัดการกับอารมณ์ด้วยการฝึกสะท้อนตนเอง

การจัดการกับอารมณ์ก่อนเริ่มทำงานเป็นสิ่งสำคัญมาก เพราะหากมีอารมณ์ขุ่นมัว หรือรู้สึกเบื่อหน่าย จะทำให้ไม่สามารถไปต่อได้อย่างมีคุณภาพ ดังนั้น จึงควรจัดการอารมณ์ตนเองก่อนด้วยการสะท้อนตนเอง (Self-reflection) โดยเริ่มต้นจากการถามตัวเองว่า ทำไมถึงไม่อยากเริ่มทำงานชิ้นนั้น ๆ แล้วหาวิธีรับมือ 

เช่น หากรู้สึกเบื่อหน่ายขาดแรงจูงใจ อาจจะตั้งเป้าในการให้รางวัลตนเองไว้ว่าหากทำงานนี้เสร็จจะซื้อของที่อยากได้ หากรู้สึกไม่อยากทำเพราะรู้สึกว่างานยากเกินไป อาจจะเริ่มต้นด้วยการแบ่งงานเป็นชิ้นย่อย ๆ แล้วค่อย ๆ เรียนรู้และทำไปทีละนิด เป็นต้น 

5. เลือกสถานที่ทำงานที่เอื้อต่อการมีสมาธิ

กรณีผู้ที่ทำงานแบบ Hybrid ไม่ต้องทำงานในออฟฟิตตลอด ควรเลือกสถานที่ทำงานที่เหมาะกับรูปแบบงานที่ทำ เป็นสถานที่ที่เมื่อนั่งทำงานแล้วส่งเสริมให้ตนเองมีสมาธิกับงานได้

BASE Playhouse นำเสนอ Holistic Productivity: Work Life and Time Management เพื่อให้ผู้เรียนทำความเข้าใจ “ภาพใหญ่” ของชีวิตการทำงานและการใช้เวลา ผ่านมุมมองแบบองค์รวม (Holistic View) โดยการใช้เครื่องมือและเทคนิคที่จะช่วยให้บุคลากรสามารถพัฒนาระบบการทำงานที่นอกจากจะมีประสิทธิภาพแล้ว ยังคงมีคุณภาพชีวิตที่ดีได้อีกด้วย

• เรียนรู้การจัดการเวลาแบบองค์รวม (Holistic Time Management) ที่ไม่ได้สนใจแค่เพียงประสิทธิภาพในการทำงาน แต่ยังให้ความสำคัญกับค่านิยมที่บุคคลยึดถือ
• รู้จักการใช้เครื่องมือบริหารจัดการเวลาและภาระงานที่หลากหลาย เลือกใช้ได้เหมาะสมกับความต้องการและสไตล์ของตัวเอง
• ฝึกฝนทักษะการบริหารจัดการเวลาเกม Timecraft จำลองสถานการณ์ในชีวิตการทำงานที่สมจริง

สุดท้ายแล้ว การผัดวันประกันพรุ่งไม่ใช่ความขี้เกียจสะทีเดียว แต่เป็นเพียงวีธีการจัดการอารมณ์อย่างหนึ่งของมนุษย์ แต่หากทำติดต่อกันจนเป็นนิสัยก็อาจผลเสียทั้งต่อทั้งการงานและชีวิตส่วนตัวในระยะยาวได้ ทั้งนี้ การปรับปรุงนิสัยผัดวันประกันพรุ่งทำได้ด้วยการพัฒนาทักษะการจัดการชีวิตการทำงานและเวลาอย่างสมดุล 

‍