Remote Working แล้ว Workflow พังต้องแก้ยังไง? 4 ขั้นตอน แนะนำการแก้ปัญหาง่าย ๆ 

เพราะการทำงานไม่ใช่เรื่องเล็ก Workflow จึงเป็นสิ่งสำคัญ! เมื่อการทำงานไม่ได้จำกัดอยู่แค่เพียงในออฟฟิศ เทรนด์การทำงานแบบ Remote Working จึงได้รับความนิยมสูงสุด เพราะทั้งสะดวกสบาย ลดเวลาการเดินทาง แถมยังมีความยืดหยุ่นในการใช้ชีวิตประจำวันสูง ในขณะเดียวกัน ความท้าทายด้านการสื่อสารก็เข้ามาเป็นปัญหาหลักที่ไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้ Workflow จึงเข้ามาเป็นสิ่งที่เติมเต็มระหว่าง “ระยะห่าง” และ “ความเข้าใจ” ทำให้องค์กรเติบโตไปข้างหน้าได้อย่างแข็งแรง

Workflow คืออะไร? ทำไมองค์กรต้องให้ความสำคัญ

Workflow คือ กระบวนการทำงานหรือขั้นตอนการทำงาน เป็นระบบที่เปรียบเสมือน “ตัวช่วย” ในการจัดการเอกสาร การจัดการระบบการทำงาน การตรวจสอบข้อมูล หรือการอนุมัติแผนการทำงานต่าง ๆ ภายในองค์กร ซึ่งถูกเชื่อมต่อกันอย่างเป็นระบบ เพื่อให้พนักงานภายในองค์กรสามารถทำงานได้อย่างเป็นระบบระเบียบ มีแบบแผน ลดขั้นตอนการทำงานที่ไม่จำเป็นออกไป จนทำให้สามารถบรรลุเป้าหมายบางประการที่กำหนดไว้อย่างครบถ้วนสมบูรณ์และราบรื่น

Workflow การทำงานที่จะเข้ามาช่วยเปลี่ยนแปลงการทำงานที่ซับซ้อน ยุ่งเหยิง และวุ่นวาย ให้กลายเป็นเรื่องง่าย ๆ ที่สะดวกและรวดเร็วมากยิ่งขึ้น แถมพนักงานภายในองค์กรเองก็ไม่ต้องสิ้นเปลืองเวลาไปกับกระบวนการทำงานที่ยุ่งยากและไม่จำเป็น ซึ่งในยุคที่เทคโนโลยีกำลังก้าวหน้าและพัฒนาอย่างก้าวกระโดด Workflow ที่ดีจึงควรถูกออกแบบและพัฒนาร่วมกับเครื่องมือและเทคโนโลยีต่าง ๆ อย่างเช่น Slack ClickUp Notion หรือ Generative AI เพื่อเชื่อมต่อกระบวนการทำงานทั้งหมดให้เป็นอันหนึ่งอันเดียวกันอย่างชาญฉลาด

และหากยังมองไม่เห็นภาพว่า ทำไมทุกองค์กรถึงต้องให้ความสำคัญกับ Workflow เราก็จะขอแบ่งเป็น 5 ข้อดังนี้

1. เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

แน่นอนว่าข้อดีข้อแรกจะเป็นอะไรไปไม่ได้เลยนอกจาก Workflow ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ทำให้สมาชิกภายในทีมทุกคนรู้จักหน้าที่และความรับผิดชอบของตัวเอง สามารถจัดการภาระงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ไม่สะดุด ลดปัญหาการสื่อสารที่ผิดพลาดในการทำงาน เพราะแต่ละขั้นตอนของการทำงานจะถูกกำหนดไว้อย่างชัดเจนว่าต้องทำอะไร ส่งให้ใคร และส่งเมื่อไหร่

2. ลดข้อผิดพลาด

ข้อดีข้อที่สองของ Workflow คือ Workflow ช่วยลดข้อผิดพลาดในการทำงาน เนื่องจาก Workflow การทำงานมีขั้นตอนเป็นระบบระเบียบชัดเจน ทำให้ช่วยลดข้อผิดพลาดและลดความซับซ้อนจากปัญหาต่าง ๆ ที่จะเกิดขึ้นในอนาคต อย่างเช่น งานตกหล่นหรือสมาชิกภายในทีมทำงานเดียวกันซ้ำเพราะไม่รู้ว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบ ลืมตามงานเพราะไม่มีระบบติดตามงาน หรือส่งต่องานผิดขั้นตอนเพราะไม่ทราบขั้นตอนการทำงานที่ชัดเจน

3. วิเคราะห์ความผิดพลาดได้

ข้อดีข้อที่สามของ Workflow คือ Workflow ช่วยวิเคราะห์ความผิดพลาดของการทำงาน เนื่องจากเป็นระบบที่สามารถตรวจสอบการทำงานแบบย้อนกลับได้ ทำให้องค์กรสามารถทราบได้ทันทีว่า ปัญหาในการทำงานเกิดข้อผิดพลาดตรงขั้นตอนใด ใครเป็นผู้รับผิดชอบขั้นตอนนั้น ๆ รวมถึงสามารถนำข้อมูลทั้งหมดไปวิเคราะห์และพัฒนากระบวนการทำงานเพื่อปรับปรุงให้ดียิ่งขึ้นไปในอนาคต

4. รองรับการเติบโตขององค์กร

ข้อดีข้อที่สี่ของ Workflow คือ Workflow ช่วยรองรับการเติบโตขององค์กร เมื่อองค์กรเริ่มเติบโตและขยับขยายตัว ไม่ว่าจะเป็นการรับพนักงานเพิ่ม การเพิ่มสาขาของการทำธุรกิจ หรือการเพิ่มจำนวนลูกค้า ส่งผลให้กระบวนการทำงานแบบเดิม ๆ ไม่ตอบโจทย์อีกต่อไป เพราะต้องใช้พนักงานคนเดิมสอนพนักงานคนใหม่ซ้ำ ๆ ซึ่งหลาย ๆ ครั้งมักเกิดความเข้าใจในกระบวนการทำงานคลาดเคลื่อนจนก่อให้เกิดความเสียหาย

หากองค์กรใดมี Workflow ที่ดี ก็จะสามารถสร้างกระบวนการทำงานที่ได้มาตรฐาน สามารถนำไปปรับใช้กับสาขาใหม่ โปรเจกต์ใหม่ หรือทีมใหม่ได้ในทันที โดยไม่ต้องผ่านการสร้างใหม่ให้เสียเวลา รองรับการเติบโตอย่างมีประสิทธิภาพขององค์กรในอนาคต

5. สร้างวัฒนธรรมการทำงานที่โปร่งใส

ข้อดีข้อสุดท้ายของ Workflow คือ Workflow ช่วยสร้างวัฒนธรรมการทำงานที่โปร่งใส เนื่องจากสมาชิกทุกคนภายในทีมหรือภายในองค์กรสามารถมองเห็นกระบวนการทำงานได้อย่างชัดเจนว่าใครกำลังรับผิดชอบหน้าที่อะไร ขั้นตอนไหนเสร็จสมบูรณ์แล้วบ้าง แล้วต้องทำอะไรเป็นลำดับต่อไป ส่งผลให้เกิดความโปร่งใสในการทำงานและสามารถทำงานร่วมกันเป็นทีมได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ดังนั้น องค์กรที่มี Workflow ดี แปลว่าเป็นองค์กรที่ทำงานอย่างเป็นระบบ มีระเบียบแบบแผน พร้อมสำหรับการพัฒนาอย่างยั่งยืนในทุกมิติ

‍

4 ขั้นตอนการสร้าง Workflow เพื่อการทำงานอย่างเป็นระบบ

1. วิเคราะห์กระบวนการทำงาน

ก่อนที่เราจะเริ่มสร้างระบบ Workflow เราจำเป็นต้องสำรวจและวิเคราะห์กระบวนการทำงานอย่างละเอียดว่า Workflow การทำงานสำหรับองค์กรเดิมเป็นอย่างไร การทำงานขั้นตอนไหนหรือทีมไหนควรปรับเปลี่ยน Workflow เป็นอันดับแรก โดยพิจารณาจากขั้นตอนการทำงานหรือทีมที่มีความสำคัญมากที่สุด

เมื่อมองเห็นถึงปัญหาที่เกิดขึ้น สิ่งต่อมาคือการวิเคราะห์ปัญหาเหล่านั้นอย่างละเอียดถี่ถ้วนให้ได้มากที่สุด ซึ่งสามารถทำได้ง่าย ๆ จากการตั้งคำถามว่า ขั้นตอนนี้มีการทำงานอย่างไร ใครเป็นผู้รับผิดชอบบ้าง มีจุดบกพร่องหรืออุปสรรคตรงไหน และตั้งเป้าหมายของการสร้าง Workflow ให้ชัดเจน จะทำให้เราสามารถออกแบบ Workflow การทำงานรูปแบบใหม่ได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

2. ออกแบบ Workflow

ขั้นตอนต่อมาซึ่งเป็นขั้นตอนที่สำคัญมากไม่แพ้กัน นั่นก็คือ การออกแบบ Workflow หลังจากทบทวน Workflow การทำงานรูปแบบเดิมจนเข้าใจถึงปัญหา ก็ถึงเวลาที่จะออกแบบ Workflow การทำงานรูปแบบใหม่ให้มีความเป็นระบบ เข้าใจง่าย ตัดขั้นตอนการทำงานที่ไม่จำเป็นออกไป เพื่อให้เกิดเป็นกระบวนการทำงานที่เรียงลำดับขั้นตอนอย่างชัดเจน พร้อมระบุหน้าที่ที่สมาชิกภายในทีมหรือพนักงานภายในองค์กรต้องรับผิดชอบ โดยอาจจะใช้เครื่องมือและเทคโนโลยีต่าง ๆ เช่น Flowchart Diagram หรือ Kanban Board เข้ามาช่วยเพื่อให้ทุกคนที่มีส่วนร่วมเห็นภาพและเข้าใจตรงกัน

3. ดำเนินการทดสอบ

หลังจากที่ออกแบบ Workflow ตัวอย่างเสร็จเรียบร้อยแล้ว ขั้นตอนต่อมาคือ การดำเนินการทดสอบ โดยเริ่มจากการนำ Workflow ที่ออกแบบไว้มาทดสอบการขั้นตอนการทำงานของโปรเจกต์เล็ก ๆ หรือทดสอบกับทีมเล็ก ๆ ที่มีสมาชิกจำนวนไม่เยอะมาก เพื่อดูว่า Workflow ตัวอย่างที่ออกแบบมาสามารถใช้งานได้จริงหรือไม่ มีข้อบกพร่องหรือขั้นตอนใดติดขัด

การดำเนินการทดสอบ Workflow ตัวอย่าง เป็นการช่วยลดความเสี่ยงก่อนการนำไปใช้งานจริง รวมถึงเป็นการเก็บรวบรวมฟีดแบ็กจากกลุ่มตัวอย่างซึ่งเป็นพนักงานภายในองค์กรก่อนจะนำไปเริ่มใช้งานกับพนักงานทั้งหมด

4. ติดตามผลและปรับปรุง

และแล้วก็มาถึงขั้นตอนสุดท้ายของการสร้าง Workflow การทำงานรูปแบบใหม่ ได้แก่ การติดตามและปรับปรุง ซึ่งในขั้นตอนนี้เป็นขั้นตอนที่หลาย ๆ องค์กรมองข้ามหรือละเลยไป เพราะคิดเพียงแค่ว่า Workflow ตัวอย่างที่ออกแบบมาครบถ้วนสมบูรณ์แล้ว แต่ในความเป็นจริงนั้น หลังจาก Workflow ถูกนำไปใช้งานจริงแล้ว ควรมีการติดตามและประเมินผลลัพธ์อย่างสม่ำเสมอ ไม่ว่าจะเป็นการวัดผลด้วย KPI หรือข้อมูลเชิงสถิติ รวมถึงเปิดรับความคิดเห็นจากพนักงานภายในองค์กร เพื่อให้สามารถปรับปรุงแก้ไขได้อย่างทันท่วงที

‍

Workflow ตัวอย่างสำหรับทีม Remote Working

ในปัจจุบัน หลาย ๆ องค์กรเริ่มนำการทำงานแบบ Remote Working มาปรับใช้ภายในองค์กร เนื่องจากเป็นการทำงานที่ชาวออฟฟิศยุคเทคโนโลยีเห็นพ้องต้องกันว่า ตอบโจทย์มากที่สุด! แต่ในฐานะองค์กรจะต้องทำอย่างไรให้ Workflow ขอการทำงานแบบ Remote Working ดำเนินไปอย่างราบรื่น มาดูไปพร้อม ๆ กัน

1. วางแผนงานประจำสัปดาห์

การวางแผนงานประจำสัปดาห์ เป็นการกำหนดสิ่งที่ต้องทำในสัปดาห์นั้น ๆ อย่างชัดเจนและเป็นการทำให้ทุกคนรับทราบโดยทั่วกัน ป้องกันการสื่อสารที่ผิดพลาด เช่น สมาชิกภายในทีมทุกคนต้องเข้าประชุมเพื่อวางแผนงานประจำสัปดาห์ ผ่าน Google Meet 

2. มอบหมายงานและติดตามความคืบหน้า

ขั้นตอนต่อมาเป็นการมอบหมายงานและติดตามความคืบหน้า โดยการแบ่งงานเป็น Task ย่อยหลาย ๆ Task จากนั้นกำหนดความรับผิดชอบ ระยะเวลาในการ Update ผลงาน และระยะเวลาในการส่งงาน เป็นการติดตามความคืบหน้าเป็นระยะ ๆ เพื่อไม่ให้การสื่อสารภายในทีมขาดหายเมื่อต้องทำงานแบบ Remote Working ซึ่งในขั้นตอนนี้หากนำเทคโนโลยีอื่น ๆ เข้ามาช่วยก็จะทำให้การทำงานสะดวกสบายมากยิ่งขึ้น เช่น Slack ในการติดต่อสื่อสาร ใช้ Google Docs ในการทำงานเอกสารร่วมกัน เป็นต้น

3. ตรวจสอบและส่งมอบงาน

การทำงานแบบ Remote Working สิ่งที่สำคัญที่สุดคือการที่สมาชิกภายในทีมสื่อสารกันอยู่ตลอดเวลา รับรู้ว่าแต่ละคนกำลังรับผิดชอบหน้าที่อะไร และผลลัพธ์ของการทำงานเป็นแบบไหน ดังนั้น การตรวจสอบและมอบหมายงาน จึงต้องมีการกำหนดที่ชัดเจน ทั้งวัน เวลา และช่องทางการส่งงาน เพื่อที่หัวหน้าทีมหรือสมาชิกภายในทีมคนอื่น ๆ จะได้สามารถฟีดแบ็กหรือร่วมกันแก้ไขข้อบกพร่องได้

4. สรุปผล

ขั้นตอนสุดท้ายคือ การสรุปผล ซึ่งเป็นการประชุมเพื่อ Update และสรุปผลของการทำงานทั้งสัปดาห์ เพื่อเช็กความคืบหน้าของ Task ปรึกษาหารือเกี่ยวกับปัญหาที่พบเจอ และฟีดแบ็กสิ่งที่ควรปรับปรุง จะทำให้ Workflow ของการทำงานแบบ Remote Working ผ่านไปอย่างราบรื่นและเป็นผลดีต่อองค์กรอย่างแท้จริง

สรุปได้ว่า Workflow ไม่ใช่เพียงแค่เรื่องของการบริหารจัดการขั้นตอนการทำงานหรือกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพเท่านั้น แต่เป็น “หัวใจสำคัญ” ที่จะทำให้องค์กรสามารถดำเนินงานต่อไปได้อย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพสูงสุด

อ้างอิงจาก

สร้าง Workflow องค์กรอย่างไร? ให้การทำงานเป็นระบบ, ditto

‍

หลักสูตรแนะนำ

Generative AI in Action

เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้เร็วขึ้น ด้วยพลังสร้างสรรค์จาก AI

หลักสูตรนี้จะพาคุณไปเรียนรู้ตั้งแต่ขั้นพื้นฐาน กลไกการทำงาน กระบวนการคิด การฝึกฝนเทคนิคการออกแบบคำถามหรือคำสั่ง ให้คุณได้ฝึกทักษะแห่งโลกอนาคต ที่นำไปใช้งานได้จริง ตลอดจนรู้จักวิธีเลือก AI Tools ที่ตอบโจทย์สำหรับคุณ

คอร์สนี้เหมาะกับ

'Generative AI in Action' เหมาะสำหรับบุคลากรในทุกระดับขององค์กร

สิ่งที่ผู้เรียนจะได้รับ

• Deep Understanding - เข้าใจ concept กลไกการทำงานของ Generative AI และ use-case การนำไปใช้ในโลกธุรกิจ
• Creativity Unlocked - ได้ฝึกเทคนิคการสั่งงาน AI ในรูปแบบต่าง ๆ เพื่อปลดล็อกกระบวนการคิด
• Enhanced Efficiency - เพิ่มความสามารถในการทำงานร่วมกับ AI อย่างมีประสิทธิภาพ

รายละเอียดหลักสูตรเพิ่มเติม > อ่านที่นี่

ติดต่อปรึกษา BASE Playhouse ฟรี! โทร 094-191-4626 หรือกรอกข้อมูลเพื่อติดต่อกลับ ที่นี่

‍