Remote Working อย่างไร ให้การสื่อสารภายในทีมราบรื่นเหมือนเดิม

การสื่อสารคืออะไร?

การสื่อสาร (Communication) หมายถึง กระบวนการแลกเปลี่ยนข้อมูล ความคิดเห็น หรือความรู้สึก ระหว่างบุคคลกับบุคคล โดยการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ ผู้ส่งสารและผู้รับสารต้องเกิดความเข้าใจใน “สาร” ที่ต้องการสื่อตรงกันอย่างถูกต้องชัดเจน เพื่อลดความขัดแย้งที่จะเกิดขึ้นในภายหลัง

การสื่อสารที่ดีต้องมีองค์ประกอบครบ 3 ข้อ หรือเรียกอีกอย่างหนึ่งว่า การสื่อสารแบบ 3V

V ตัวแรก คือ Visual หรือภาพ ซึ่งในการสื่อสารหมายถึง อวัจนภาษา หรือเรียกง่าย ๆ ว่าการใช้ “ภาษากาย” เพื่อส่งเสริมการสื่อสาร ไม่ว่าจะเป็นการแสดงสีหน้า ท่าทาง แววตา รอยยิ้ม รวมไปถึงการใช้ “สื่อ” เป็นตัวกลางในการอธิบาย เช่น การใช้ภาพประกอบ กราฟิก วิดีโอ เป็นต้น โดยผลการวิจัยบอกว่า การใช้ภาษากายประกอบการสื่อสารมีผลในเชิงบวกต่อการสื่อสารถึง 55%

ตัวอย่างเช่น การพยักหน้าเมื่อเห็นด้วยกับสิ่งที่ผู้ส่งสารกำลังสื่อ หรือ การใช้กราฟิกประกอบการอธิบายข้อมูลที่มีความซับซ้อน

V ตัวที่สอง คือ Voice หรือเสียง ซึ่งในการสื่อสารหมายถึง “น้ำเสียง” หรือ “โทนเสียง” ที่ใช้ในการสื่อสาร สามารถบ่งบอกได้ถึงอารมณ์ ความรู้สึก ความสนใจ หรือความตั้งใจ ของผู้ส่งสารได้เป็นอย่างดี การใช้น้ำเสียงที่เหมาะสมกับสถานการณ์จะช่วยให้ผู้รับสารเข้าใจสิ่งที่ต้องการจะสื่อสารและรับรู้ถึงความตั้งใจของผู้ส่งสารอย่างแท้จริง โดยผลการวิจัยบอกว่า การเลือกใช้น้ำเสียงที่เหมาะสมประกอบการสื่อสารมีผลในเชิงบวกต่อการสื่อสารถึง 38%

ตัวอย่างเช่น การเลือกใช้น้ำเสียงนุ่มนวลในการนำเสนอต่อหน้าผู้บริหาร

V ตัวสุดท้าย คือ Verbal หรือคำพูด ซึ่งในการสื่อสารหมายถึง “เนื้อหา” ที่ใช้ในการสื่อสาร หรือเรียกง่าย ๆ ว่า สารที่เราใช้ในการบรรยาย อธิบาย บอกเล่า นำเสนอ หรือแลกเปลี่ยนความคิดเห็น การเลือกใช้คำพูดให้เหมาะสมกับผู้ฟัง จะช่วยให้ผู้ฟังสามารถเข้าใจสิ่งที่ผู้พูดต้องการสื่อสารอย่างถูกต้องและตรงประเด็น ในขณะเดียวกัน ผู้พูดเองก็ต้องระมัดระวังในการเลือกใช้คำพูด หลีกเลี่ยงการใช้คำกำกวมหรือคำที่ก่อให้เกิดความขัดแย้ง โดยผลการวิจัยบอกว่า การเลือกใช้คำพูดให้เหมาะสมกับการสื่อสารมีผลในเชิงบวกต่อการสื่อสาร 7%

ตัวอย่างเช่น การเลือกใช้คำพูดในการแสดงความคิดเห็นอย่างตรงไปตรงมา จะช่วยให้ผู้ฟังสามารถเข้าใจได้ง่ายขึ้น

การมีองค์ประกอบของการสื่อสารครบทั้ง 3V จะช่วยเสริมสร้างการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพและช่วยเสริมสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับคู่สนทนา

Work From Anywhere อย่างไรให้การสื่อสารยังมีประสิทธิภาพ

หลังจากผ่านพ้นยุค COVID-19 เทรนด์การทำงานแบบ Work From Anywhere หรือการทำงานแบบ Remote Working ได้รับความนิยมเพิ่มมากขึ้น โดยเฉพาะกับคนรุ่นใหม่ หรือที่เรียกว่า วัยรุ่นเจน Z เพราะคนรุ่นใหม่ให้ความสำคัญกับการออกไปใช้ชีวิตมากขึ้น เริ่มมองหาความยืดหยุ่นในการทำงาน มองหางานที่ไม่จำเป็นต้องเข้าออฟฟิศ และมองหาองค์กรที่ให้ความสำคัญกับ “ผลลัพธ์” ของความสำเร็จมากกว่าเคร่งครัดชั่วโมงการทำงาน

การทำงานแบบ Remote Working จึงเป็นรูปแบบการทำงานที่ตอบโจทย์คนรุ่นใหม่เป็นอย่างมาก เพราะสามารถทำงานที่ไหนก็ได้บนโลก โดยไม่ต้องเสียเวลาเดินทางเข้าออฟฟิศ ไม่ว่าจะเป็นบ้าน ร้านกาแฟ คาเฟ่ หรือ Co-Working Space ขอแค่เพียงมีอินเทอร์เน็ตก็สามารถสร้างการสื่อสารที่ดีระหว่างทีมและสร้างสรรค์ผลลัพธ์ของการทำงานที่มีประสิทธิภาพได้ ด้วยเหตุผลนี้ การทำงานแบบ Remote Working ได้กลายมาเป็นแนวทางหลักในการทำงานของหลาย ๆ องค์กร ซึ่งมาพร้อมกับปัญหา อุปสรรค และความท้าทายในหลาย ๆ ด้าน หนึ่งในนั้น คือ ความท้าทายด้านการสื่อสาร 

การสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ (Effective Communication) จึงกลายเป็นทักษะความสามารถที่มีความสำคัญมากกว่าที่เคย เพราะการสื่อสารที่ดีจะทำให้เข้าใจแผนการดำเนินงานอย่างชัดเจน ลดความขัดแย้ง สามารถบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้อย่างราบรื่น และสร้างความเชื่อใจซึ่งกันและกันภายในทีมได้อีกด้วย

ในบทความนี้ BASE Playhouse จะมาแบ่งปัน เทคนิคการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ ที่ชนะทุกความท้าทาย แม้ทำงานแบบ Remote Working ก็ไม่เป็นปัญหาอีกต่อไป!

1. เป็นผู้พูดและผู้ฟังที่ดี

เทคนิคการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพข้อแรก คือ การเป็นผู้พูดและผู้ฟังที่ดี เนื่องจากการทำงานแบบ Remote Working การสื่อสารให้กระชับและชัดเจนเป็นสิ่งที่สำคัญ เนื่องจากเกิดความเข้าใจคลาดเคลื่อนได้ง่าย เมื่อเป็น “ผู้พูด” ต้องรู้จักเลือกใช้คำพูดให้เหมาะสม หลีกเลี่ยงการใช้คำพูดที่ไม่ชัดเจนหรือก่อให้เกิดความบาดหมาง รวมไปถึงการเลือกใช้น้ำเสียงที่ฟังดูเป็นมิตร ไม่ควรใช้น้ำเสียงที่ฟังดูรุนแรง เพราะอาจทำให้เกิดความไม่พอใจระหว่างกันและกันได้ ในขณะเดียวกัน เมื่อเป็น “ผู้ฟัง” ต้องฟังอย่างตั้งใจ ทำความเข้าใจ และจับประเด็นในสิ่งที่ผู้พูดต้องการสื่อสาร

ตัวอย่างเช่น เลือกใช้น้ำเสียงที่นุ่มนวลในการแสดงความคิดเห็นต่องานที่เพื่อนร่วมทีมนำเสนอ

2. กำหนดช่องทางการสื่อสารอย่างชัดเจน

เทคนิคการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพข้อที่สอง คือ การกำหนดช่องทางการสื่อสารอย่างชัดเจน จะช่วยให้การสื่อสารในการทำงานร่วมกันสามารถผ่านไปได้อย่างราบรื่นและง่ายดาย เพราะการทำงานในยุคปัจจุบัน มีเทคโนโลยีมากมายเข้ามาอำนวยความสะดวกให้เราสามารถติดต่อสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานได้รวดเร็วมากขึ้น เช่น Slack, Microsoft Teams, Zoom, Google Meet เป็นต้น เครื่องมือเหล่านี้ช่วยให้สามารถพูดคุยกันแบบเรียลไทม์ นำเสนองาน หรือแลกเปลี่ยนความคิดเห็นได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ตัวอย่างเช่น เลือกใช้อีเมลสำหรับส่งข้อมูลเอกสารที่เป็นทางการ หรือ เลือกใช้ Zoom สำหรับการประชุมและนำเสนอความคืบหน้าของการทำงาน

3. Feedback การทำงานสม่ำเสมอ

เทคนิคการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพข้อที่สาม คือ Feedback การทำงานอย่างสม่ำเสมอ ซึ่งเป็นสิ่งที่สำคัญมากในการทำงานแบบ Remote Working เพราะช่วยให้พนักงานกระตือรือร้นในการทำงานอยู่เสมอและสามารถประเมินคุณภาพของผลงานที่กำลังทำได้เป็นอย่างดี ซึ่งควรกำหนดเวลาการประชุมอย่างชัดเจนเพื่อไม่ให้เกิดความสับสน โดยอาจจะเลือกใช้เครื่องมือ Google Calendar เข้ามาช่วยในการจัดตารางการประชุมและหาช่วงเวลาที่เหมาะสมสำหรับทุกคนในทีม

ตัวอย่างเช่น กำหนดเวลาการให้ Feedback ของการทำงานทุกวันจันทร์ เวลา 10.00 น. โดยการประชุมผ่านช่องทาง Google Meet

4. สร้างวัฒนธรรมการสื่อสาร

เทคนิคการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพข้อสุดท้าย คือ การสร้างวัฒนธรรมการสื่อสารภายในองค์กร โดยการสร้างพื้นที่ปลอดภัยในการทำงาน เพื่อให้สมาชิกภายในทีมกล้าที่จะแสดงความคิดเห็นของตัวเองอย่างตรงไปตรงมา กล้าที่จะเสนอไอเดียของตัวเอง สิ่งเหล่านี้จะช่วยทำให้ประสิทธิภาพของการทำงานร่วมกันดีขึ้น รวมไปถึงการสร้างความสัมพันธ์อันดีนอกเหนือจากการทำงาน เช่น การแชร์ประสบการณ์ การพูดคุยเรื่องส่วนตัว การทำกิจกรรมร่วมกัน เป็นต้น เพราะการพูดคุยกันอย่างไม่เป็นทางการจะช่วยเสริมสร้างบรรยากาศที่ดีในการทำงานและช่วยสร้างความสามัคคีให้กับทีมได้

ตัวอย่างเช่น หัวหน้าส่งเสริมให้สมาชิกภายในทีมกล้าแสดงความคิดเห็นของตัวเอง โดยการสำรวจความคิดเห็นและความรู้สึกในการทำงานทุก ๆ 2 อาทิตย์

การสื่อสาร นับเป็นหนึ่งทักษะความสามารถที่ทุกคนสามารถพัฒนาให้กลายเป็น “จุดแข็ง” ของตนเอง เพื่อสร้างโอกาสใหม่ ๆ ในการทำงาน รวมถึงสร้างความสัมพันธ์อันดีในหลาย ๆ รูปแบบ ไม่ว่าจะเป็นเพื่อนร่วมงาน หัวหน้า หรือลูกค้า การสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ จะช่วยสร้างความมั่นใจ ส่งเสริมบุคลิกภาพให้คุณโดดเด่น ยกระดับความเป็นมืออาชีพในตัวคุณ

หลักสูตรที่แนะนำ

Effective Communication

การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพเพื่อความร่วมมือในทีม

หลักสูตรการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพช่วยให้พนักงานสามารถสร้างความเข้าใจและความร่วมมือในองค์กรได้ดีขึ้น โดยเฉพาะการสื่อสารในยุคดิจิทัลที่มีทั้งออนไลน์และออฟไลน์

การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ ไม่ใช่แค่การพูดคุย แต่เป็นการสื่อสารที่ทำให้ทั้งผู้พูดและผู้ฟัง เกิดความเข้าใจที่ตรงกัน Effective Communication ไม่เพียงแต่จะช่วยลดความผิดพลาด และความขัดแย้งในการทำงาน แต่ยังช่วยสร้างความสัมพันธ์ที่ดีในองค์กรด้วย

คอร์สนี้เหมาะกับ

บุคลากรทุกระดับภายในองค์กร องค์กรที่มีความหลากหลายในการทำงาน การทำงานข้ามแผนกข้ามสายงาน การทำงานที่มีความแตกต่างระหว่าง Generation

สิ่งที่ผู้เรียนจะได้รับ

• เข้าใจถึงปัจจัยที่สำคัญของการสื่อสารที่ดี และ สามารถสร้างพื้นฐานการสื่อสารที่แข็งแรงได้
• เรียนรู้เทคนิคการสื่อสารในบริบทต่าง ๆ ผ่านสถานการณ์จริงในที่ทำงาน
• สามารถสื่อสารได้อย่างเป็นมืออาชีพ สร้างความประทับใจให้ทั้ง ลูกค้า และเพื่อนร่วมงาน
• เสริมความมั่นใจในการสื่อสาร กล้าแสดงความคิดเห็น และเสนอไอเดีย

รายละเอียดหลักสูตรเพิ่มเติม > อ่านที่นี่‍

ติดต่อปรึกษา BASE Playhouse ฟรี! โทร 094-191-4626 หรือกรอกข้อมูลเพื่อติดต่อกลับ ที่นี่‍

‍อ้างอิงจาก

‍การสื่อสารของผู้นำที่มีประสิทธิภาพ ในยุค Remote Work, KCT ACADEMY

‍เทคนิคการสื่อสารเพื่อการทำงานแบบ WFH, Work With Passion Training